14 Jan Las reuniones se quedan sin papel
Por Alexandra Stevenson
Tiempo atrás, Gerhard Roggeman no hubiese estado de acuerdo con el dicho que asegura que es mejor viajar que llegar. Como director de la junta directiva de un conjunto de empresas internacionales, Roggeman pasa gran parte de su tiempo viajando, literalemente lastrado por el volumen de informes para sus reuniones. Ejecutivos y secretarias de todo el mundo, comparten su experiencia.
La aparición del iPad de Apple marcó el inicio de la era de las tablets en 2010, y ha permitido que sea más fácil convencer a los miembros de las juntas directivas de los beneficios del uso de la tecnología – muchos apenas entienden el uso de laptops. Es un enorme progreso, admite Roggeman, quien ahora utiliza su iPad para las reuniones directivas en la empresa de seguros Resolution y en el holding de la bolsa alemana, Deutsche Börse.
Mientras los directores de empresas internacionales comienzan a cambiar grandes cantidades de papel por tablets, las salas de juntas llenas de documentos pasan a parecer una película de ciencia ficción. De acuerdo con Diligent, una empresa de soluciones digitales, ya son 20 sus clientes que conforman el FTSE 100 (los 100 principales valores de la Bolsa de Londres) y que se encuentran hoy utilizando iPads. Entre la cartera de empresas se hallan: el banco Barclays, el minorista Kingfisher y Weir Group, un fabricante de bombas y válvulas. Las tabletas se usan principalmente con aplicaciones, que permiten a las empresas concentrar diferentes documentos de la junta directiva en forma de boardbooks virtuales.
La consultora Edis-Bates Associates encontró, a través de una encuesta realizada el último año, que el 40% de las 150 empresas que cotizan en la bolsa de Londres se encontraban utilizando sistemas electrónicos para distribuir documentos en las reuniones de sus directivos. Todo está cambiando a pasos agigantados, declara Jon Edis-Bates, el principal consultor de la empresa.
El iPad fue el detonante real, dice Paul McKenna, directivo de la compañía de seguros Standard Life, la cual viene utilizando boardbooks virtuales de iPad desde septiembre 2011. La adopción de esta tecnología para las juntas fue recomendada por uno de sus directores William Black, quien ya utilizaba su propio iPad para las reuniones en el Banco de Canadá. Desde aquel consejo, la empresa ha equipado con los dispositivos digitales a cuatro directorios y a 43 comitivas alrededor del mundo.
Una revolución
La empresa minera Lonmin, que forma parte del FTSE 250, comenzó con la búsqueda de respuestas digitales en 2006. Pero no fue hasta el año pasado que decidió el cambio al uso de boardbooks virtuales en las reuniones. Había mucho más espacio sobre la mesa, dice Rob Bellman, secretario de la compañía Lonmin al recordar la primera reunión directiva totalmente digital.
Algunos argumentan que una revolución protagonizada por las tablets debería traer otros beneficios además del ahorro del espacio y la eliminación del papel. El potencial de la tecnología puede ayudar a los directivos a un mejor conocimiento de la empresa, explica Didier Cossin, profesor de finanzas en la Escuela de Negocios IMD. No obstante, agrega, los dispositivos están siendo utilizados de manera estática en vez de transformarse en una herramienta para la gestión y explotación de la información. Se están solamente publicando documentos y no creo que sea el mejor uso de la tecnología.”
David Yoffie, profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, es igualmente escéptico con respecto a la suposición de que las tablets han cambiado la manera en la que trabajan los directivos. Los cambios vendrán cuando la gente encuentre la forma de sacarle provecho a la tecnología. Hoy, en cambio, es sólo un e-reader y por lo menos en las reuniones de directorio en las que yo participé, no se ha cambiado la dinámica, dice.
Para que ese cambio se produzca, los directorios tendrán que esperar. He visto a algunos miembros de juntas directivas que usan el iPad durante la reunión para sacar fotos. En una oportunidad, un director le tomó una a un hombre que estaba frente a él enojado, recuerda el profesor Cossin, quien, no obstante, ve en este tipo de iniciativas el potencial para hacer las reuniones más transparentes. También señala otro posible inconveniente: los documentos realizados para el formato digital pueden tender a ser más largos que aquellos realizados para papel, ya que no tendrán limitaciones en cuanto al espacio y el peso. La gente está inundada de documentos que pueden ser ineficientes en términos de gobernabilidad ya que se transforman en abrumadores”, dice.
Sin embargo, un creciente número de empresas han surgido con el objetivo de ofrecer soluciones digitales para reuniones de negocios. Entre ellas se encuentran Borrad Vantage, Diligent y Projectplace. Varias empresas y organizaciones también han introducido las aplicaciones virtuales de reuniones directivas para sus clientes. Algunos ejemplos son Nasdaq OMX, Computershare, The Institute of Chartered Secretaries and Administrators, Perivan y Thomson Reuters.
La compañía Diligent, que provee aplicaciones y software que ayuda a compilar los boardbooks virtuales para el iPad, observó que las ganancias para el software digital se incrementaron a fines de 2011. La empresa pasó de u$s 500.000, en 2008, a $ 6 millones, en el último trimestre de 2011. Alcanzamos el punto de inflexión en la segunda mitad del año pasado en el Reino Unido, dice Simon Small, un ejecutivo de la compañía.
Los retos: ataques virtaules
Por su parte, Directors Desk, una empresa de Estados Unidos, comprada por Nasdaq OMX en 2007, cuenta actualmente con 20.000 usuarios. La compañía le ofrece a las empresas que cotizan en el Nasdaq una plataforma en línea para compartir documentos entre los miembros directivos y ejecutivos. A pesar del éxito, los últimos tiempos no fueron fáciles Director Desk: el año pasado la firma fue el blanco de un ataque de piratería que afectó a un grupo de compañías que forman parte de Fortune 500. Los ataques, que están siendo investigados por el FBI y la Agencia de Seguridad Nacional, ponen de relieve una mayor vulnerabilidad para las empresas que optan por colocar información de importancia en las plataformas digitales y dispositivos.
Tom Kellermann, vicepresidente de la compañía de seguridad cibernética Trend Micro, asegura que, aunque estos productos estén encriptados, su seguridad no está garantizada. Que parte de la elite corporativa asuma que va a ser capaz de construir una infraestructura segura demuestra su arrogancia, dice. Ellos se apresuran a crear esta eficiencia sin hacer la debida investigación para asegurar la infraestructura, añade.
Un headhunter observa que, en un esfuerzo por fortalecer la seguridad, algunas empresas han entregado a sus directores iPads que pueden utilizar sólo para ese directorio en particular. Como resultado, los directivos que se sientan en reuniones de diferentes compañías pueden enfrentarse a una variante tecnológica del problema original – pero, en vez de apretar un montón de papeles, deberán acarrear con una pila de iPads.
EL CRONISTA