16 Sep Peligro: reuniones tóxicas
Por Sebastián Campanario
La escena parecía surrealista. A media mañana, la mesa del directorio de una compañía grande de telecomunicaciones estaba llena, con una docena de altos ejecutivos. Uno de ellos hacía una presentación con tono monocorde y pasaba en una pantalla planillas de Excel a gran velocidad, con números en fuente cinco, de esos que nadie llega a ver. Para el caso, era lo mismo que fueran cifras gigantes, porque el resto de los asistentes a la reunión no prestaba la menor atención: todos chequeaban mensajes en sus celulares y miraban la hora en un reloj de pared. “Era una experiencia fascinante para que la analice un equipo de antropólogos -cuenta a la nación Ariel Yukelson, un profesor de estrategia de la Universidad Di Telia que estaba presente-. Es enorme la distancia entre lo que debería ser un encuentro productivo y lo que estaba sucediendo allí.”
Las reuniones de trabajo son uno de los blancos más castigados por la nueva literatura de gestión y de autosuperación para ejecutivos. “Son una costumbre tóxica”, afirman Jason Fried y David Heinemeir Hansson en ReWork (Reiniciá), un best seller que plantea cambios drásticos en las modalidades de trabajo. “Las interrupciones son el peor enemigo de la productividad, y las peores interrupciones son las reuniones. Supongamos que se fija una cita de una hora, y se convoca a diez personas para que asistan. Eso es, de hecho, una reunión de diez horas, y no de una: se está cambiando diez horas de productividad por una hora de encuentro, y probablemente sean quince horas, porque hay costos de transición en tiempo por dejar de hacer la tarea que se estaba encarando, trasladarse y volver luego a reanudarla”, argumentan.
Fried, que también es fundador de 37Signals, un servicio de herramientas colaborativas online, afirma que los principales problemas de trabajo en la oficina son los “M&M” (jugando con la marca de chocolates): Managers & Meetíngs (gerentes y reuniones). “Hay que estar entrenado para decirles que no a los cafecitos, que no hacen otra cosa que distraernos”, suma Evan Williams, también entrepreneur, fundador de Blogger, Twittery Médium.
A Silvina Moronta, socia de The Brand Gym, una consultora de innovación, todavía le da vértigo cuando se acuerda de un par de aterrizajes bruscos en San Pablo y en El Salvador, en los aviones que la transportaban a en¬cuentros de negocios. Cinco años atrás decidió radicarse en Entre Ríos, desde donde continúa haciendo trabajos globales, pero redujo los encuentros presenciales con clientes a un mínimo. “Mirarse las caras es lindo, pero la mayoría de las veces no se justifica, y hoy la tecnología tiene muchas ventajas para evitar los traslados -dice Moronta, enemiga declarada de las reuniones-. Hay que tener un objetivo claro y, en función de éste, repreguntarse, si es necesario más de una vez, si el encuentro es imprescindible o no.”
Si no queda otra y la cita debe realizarse sí o sí, los especialistas consultados para esta nota enumeran una serie de errores o vicios comunes en el hábito de las reuniones para tener en cuenta:
Lista de invitados. Cuentan que Steve Jobs echaba a la gente de reuniones si consideraba que no agregaban valor. “Muchas veces, por querer involucrar o por no querer quedar mal con alguien, hay personas de más en una sala. Más allá de esto, es muy importante que en el lugar haya un líder claro y que establezca desde el principio una buena «emocionalidad» en el ambiente”, explica Moronta. Una curiosidad: Jeff Bezos (el CEO de Amazon) solía poner una silla de más en los encuentros para que los presentes sintieran “la omnipresencia del cliente”.
Agenda estricta, puntualidad y seguimiento. “Todos los participantes deben tener en claro qué se va a discutir y qué se va a decidir, las citas no deben durar más de lo establecido en la invitación y se debe fijar una instancia posterior de seguimiento de lo hablado, a los tres días o a la semana, para que se sepa que no puede quedar todo en una mera charla”, agrega Moronta.
Truco para no extenderse Robert Sutton, un profesor de management de la Universidad de Stanford, recomienda realizar las reuniones de pie, que son tan efectivas como las otras, sólo que significativamente más cortas. La sugerencia va en línea con una abrumadora cantidad de evidencia científica surgida en los últimos dos años, que muestra cómo el sedentarismo de oficina (pasar varias horas sentado frente a la PC) correlaciona en forma muy significativa con enfermedades cardíacas, diabetes, obesidad y hasta cáncer. Los escritorios para trabajar parados ya fueron usados en décadas pasadas por personalidades como los escritores Ernest Hemingway y Vladimir Nabokov, o por el líder político inglés Winston Churchill, pero en forma reciente fueron adoptados para parte de su personal por empresas como Google, Facebook, Twitter y AOL. Una innovación más radical: en Europa hay un movimiento que promueve trabajar y realizar reuniones con los asistentes en cuclillas, una posición que favorece la circulación y que está en línea con toda la movida paleo, que aboga por retomar costumbres que acompañaron a los humanos durante más del 99% de su evolución. y que fueron modificadas en los últimos miles de años, con supuestas consecuencias nefastas para la salud.
Mejor en círculo. SteelCase, el mayor fabricante de muebles para oficinas del mundo, realizó estudios que muestran que las reuniones en mesas circulares promueven el comportamiento colaborativo en mayor medida que las que se llevan a cabo en mesas cuadradas o rectangulares. La empre¬sa de publicidad The Barbarían Group contrató recientemente al arquitecto Clive Wilkinson para que les armara un escritorio gigante en su sede central de Nueva York, que se asemeja a una cinta infinita de Moebius. “Allí los empleados pueden reunirsey colaborar sin tener que lidiar con cuestiones draconianas como escritorios tradicionales”, dicen en la firma.
El diccionariode la orden del día. El psicólogo organizacional Roger Schwarz recomienda abandonar las oraciones declarativas abiertas para los esquemas de reuniones y reformular todo en preguntas. Por ejemplo, en lugar de escribir “Discutir la agenda de videos, consignar. ¿Cuándo van a estar los videos terminados?”. Como se contó en esta columna dos meses atrás, por sugerencia de los planners publicitarios que protagonizaron aquel artículo, las preguntas activan partes del cerebro distintas a las oraciones declarativas y llaman al movimiento.
En la Argentina, los problemas habituales de las reuniones de trabajo descriptos en los párrafos anteriores se potencian con factores culturales locales de informalidad, presentes de alguna manera en el resto de América latina, coinciden Yukelsony Moronta. “Aquí se da por descontado que varios minutos iniciales se destinan a una charla informal, estamos lejos de los horarios estrictos de 15 minutos que se plantean en algunas empresas de Estados Unidos y Europa -explica el profesor de la Universidad Di Telia-. Pero eso no es del todo malo, a veces un clima un poco más relajado e informal ayuda a cerrar mejor operaciones de negocios y hace que florezca más la creatividad, aunque se resigne algo de productividad.”
LA NACION